E-signering

Kunden som är en större koncern stötte på hinder i sin avtalsprocess, där omfattande dokument behövde hanteras på ett effektivare och säkrare sätt. De gamla rutinerna krävde manuell hantering av pappersdokument. För att ge ett exempel – Avtalen skrevs ut på papper, undertecknades internt, skannades in och mejlades till motparten för signering, som i sin tur skannade in dokumenten på nytt och skickade tillbaka. Låter det överväldigande? Det tyckte kunden också. Processen ledde bland annat till att avtal gick förlorade eller förblev osignerade, vilket skapade komplikationer och ledde till tidskrävande sökningar efter dokument. Kunden insåg behovet av förändring och övervägde e-signering. Då själva systemet som genererade avtalen sedan tidigare designats och byggts av Compago vände de sig till Compago för en lösning även här. Istället för att fastna i standardlösningar på marknaden, gjorde Compago anpassningar för att möta deras behov. 

Compago utförde tillsammans med kunden en noggrann analys av olika leverantörer och valde Scrive för att utveckla en hållbar lösning. Samarbetet med Scrive fungerade väldigt bra och resulterade i ett helt integrerat system. Trots att projektets initiala fokus låg på avtal kopplade till kundens inköpssystem, tydliggjordes tidigt att lösningen hade potential att användas brett inom organisationen. Därför utformades systemet som en separat enhet, integrerad med inköpssystemet. Det resulterade i att hela avtalsprocessen kunde hanteras inom inköpssystemet. Avtalen genereras och skickas till leverantörer, partners och kunder för granskning och signering, men också för interna godkännanden. Trots att avtalen distribuerades via Scrive, kunde kunden enkelt hantera allt inom sina egna system. Signeringen av avtalen blev betydligt enklare för parterna genom att de fick ett mail med länk för elektronisk signering.  Prioritering av användarvänlighet genomsyrade hela processen likväl som hög säkerhet och tvåstegsverifiering vid signering. Systemet möjliggjorde flexibilitet i signeringens ordning och hanterade automatiskt förfall av avtal om de inte signerades inom en given tidsram. Dessutom möjliggjorde systemet direktkommunikation för kommentarer eller invändningar från parterna. 

Den tekniska infrastrukturen bakom systemet är robust men enkel. En vanlig SQL-databas och .Net-kod med ett API-gränssnitt. Det gör att systemet är kompatibelt med olika miljöer och kan integreras smidigt med befintlig infrastruktur. Kunden kan nu vara säker på att alla avtal är korrekt signerade och sparar betydande tid och resurser. Den lösning som ursprungligen byggdes med Scrives e-signeringstjänst för kundens inköpssystem, används idag i åtta av kundens system. Numera signeras över 90% av alla avtal digital.