Inköp av underentreprenörer

En upphandling där underleverantörer ska kontrakteras är en stor systemmässig utmaning för alla företag. Inte minst gäller detta i byggbranschen där flödet av dokument, ritningar, avtalsvillkor och andra handlingar kan bli svårt att ens överblicka. I en sådan process kan det ställas krav på att hålla koll på 30-40 olika konton som genererar en otrolig mängd förfrågningar. Underlag ska sedan sammanställas till leverantörerna så att dessa i sin tur kan skicka offerter. På vägen fram till genomförd kontraktering är det således en stor mängd information som ska hanteras på olika sätt.

Beskrivningen ovan tangerar behovsbilden vi ställdes inför hos en av våra kunder, tillika ett av Sveriges största byggbolag. Det vi då gjorde var att i Power Platform bygga system som kvalitetssäkrade alla leverantörer. Här hade kunden möjlighet att exempelvis få dagliga uppdateringar om leverantörens kreditduglighet. Vi skapade dessutom formulär för utvärdering och byggde en funktion som sorterade fram de dokument som var relevanta för varje leverantör. I plattformen finns också stöd för hantering av avtalsvillkor, exempelvis ”code of conduct” hos Svensk Byggnadstjänst, liksom en funktion för att på ett smidigt sätt skicka färdiga dokument.

Ett geografiskt avgränsande och därmed tidsbesparande system för att hitta rätt leverantör i närområdet implementerades också. Leverantören å sin sida hänvisas till en portal de kan överblicka hela projektet, hantera dokumentation, chatta med kunden och slutligen ladda upp sin offert. Naturligtvis finns även en funktion för att jämföra de olika offerterna, även om dessa inte inkluderar exakt samma tjänster. Vår kraftfulla plattform innebär att vi stöttar hela processen fram till elektronisk signering, och att vi sedan också ser till att lagra all dokumentation.