On- & Offboarding
Sådana situationer skapar inte bara frustration och stress för den nya medarbetaren, utan också för HR och andra kollegor som får släppa allt annat för att snabbt försöka lösa kaoset. Det var just detta som en av våra kunder upplevde i sin vardag. Trots att de hade ett system med Excel-listor för att hålla koll på uppgifterna glömdes saker ändå bort. Detsamma gällde när någon skulle sluta – viktiga steg föll mellan stolarna. Men stressen behöver inte vara en del av processen. På Compago hjälpte vi kunden att vända situationen med en lösning som både effektiviserade och automatiserade deras on- och offboardingprocesser. Resultatet? En smidig, strukturerad och trygg upplevelse för alla inblandade – både för den nya kollegan och organisationen.
För att hjälpa kunden skapa en smidigare och mer strukturerad process utvecklade vi en on- och offboarding-applikation. Applikationen ersatte de tidigare Excel-listorna med en helt automatiserad lösning. Medarbetarnas olika roller och team kopplades till specifika arbetsflöden och när en ny kollega börjar genererar systemet automatiskt en uppgiftslista med allt som behövs göras innan första arbetsdagen. På samma sätt skapas en lista med steg för att hantera en medarbetares avslut. Applikationen gör det möjligt för kunden att enkelt hantera hela processen. Uppgifterna tilldelas automatiskt rätt personer i organisationen, såsom HR, IT eller annan ansvarig och mejl skickas ut med tydliga deadlines och påminnelser. För att minska mängden mejl kan flera uppgifter tilldelade samma person samlas i ett enda utskick. Dessutom kan både interna och externa resurser, som IT-leverantörer, inkluderas i processen och få automatiska mejl när åtgärder behövs. Genom att digitalisera och automatisera flödena fick kunden inte bara en smidigare hantering, utan också full kontroll över alla steg. HR kan följa processen i realtid för att säkerställa att allt är klart innan den nya kollegan ska börja. När startdatumet närmar sig får HR en översikt på mejl som tydligt visar vad som fortfarande behöver slutföras. På så sätt skapas en trygg, effektiv och professionell upplevelse för alla inblandade.
Applikationen är byggd med Power Platform, en plattform som gör det möjligt att skapa anpassade lösningar utan avancerad programmering. Genom att använda Power Automate kunde vi skapa flöden som hanterar allt från att generera uppgiftslistor och skicka påminnelser till att koordinera deadlines och ansvariga. Plattformen gör det enkelt för kunden att själv lägga till eller ändra roller och arbetsflöden efter behov.En stor fördel med Power Platform är dess skalbarhet. On- och offboarding-applikationen är inte bara en lösning för dagens utmaningar, utan också en plattform för framtiden och kan enkelt vidareutvecklas till ett komplett HR-system. Varför inte bygga på möjligheten att skapa och genomföra medarbetarundersökningar i applikationen? Lägg med smidighet till en intern utbildningsplattform som anpassas efter roll, koppla applikationen till ett avtalssystem för säker avtalshantering, eller skapa nya rapporteringsfunktioner som visualiserar processens effektivitet.